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伝票の整理術

伝票は、会社で発生したお金の受領、支払いや取引内容を記入し、証明するためのものです。紙面通りの取引が行われたことを証明するものであり、数日後に見返す可能性も十分に考えられるので、きちんと整理しておくことは欠かせません。

伝票の端をホッチキスで留める

ホッチキスで止めるだけで、伝票を一つにまとめることができます。ホッチキスで留めた後は、ファイルや封筒を用いて整理すると良いでしょう。サイズが小さい伝票であれば、封筒に入れるとコンパクトにまとまります。ファイルには様々な種類があるので、収納する伝票の量に合わせて選択すると、綺麗に整理しやすくなります。 伝票の量によっても左右されますが、日や週、月単位で留めておくと、後から見返す時に目的の日や週、月の伝票をスムーズに取り出すことができます。経理などの本業以外の仕事に、できる限り時間を割きたくないと考えている方など、細々と整理するというよりも、書類などを期限が迫った時期に提出することが多い方や時間に余裕ができたタイミングで整理し始めるタイプの方に適している方法です。

ノートを活用する

のりでノートに貼り付けていく方法です。貼り付けていく時のポイントとしては、「伝票と伝票の間に適度な余白を開けること」が挙げられます。適度な余白をあけて貼り付けていくことで、伝票が見やすくなります。 また、余白に備考を書き入れることができます。備考を書き込んでおくと、数日経って見返した時でも、伝票に記載された内容をスムーズに理解することが可能です。この方法は、「月に一度のペースで整理する」などと期間を決めて、ある程度伝票が溜まってから整理する方に最適です。

スクラップブックの利用、穴を開けて紐で綴る

スクラップブックを利用して保管すると領収書の紛失が少ないため長期的な保管に最適です。パンチで穴を空けて紐で綴る方法は、伝票が発生した順で伝票をまとめることができます。どちらの方法も、日頃から整理していくことで見やすく、きれいな状態で保管することができるので、どんなに忙しくても時間を見つけて、日々コツコツと整理していきたいという方に適していると言えます。

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